Um dos Maiores Especialistas em Gestão de Micro, Pequenas e Médias Empresas do Brasil. Diretor do IDEBRASIL, empresário, consultor, palestrante, pesquisador e facilitador do CDE – Curso de Desenvolvimento Empresarial.
Se você está se perguntando sobre como organizar uma empresa pequena, já está no caminho certo. A primeira atitude de um gestor que deseja sucesso no seu negócio é reconhecer o que precisa melhorar. Isso também quer dizer que você identificou um dos pontos que mais prejudicam as empresas de todos os portes: a desorganização!
O que acontece muito é a crença de que por uma empresa ser pequena, ela não precisa de grandes investimentos em organização. Isso é uma ilusão que pode ter consequências drásticas. Felizmente, isso não irá acontecer com você, pois, com as dicas a seguir você saberá exatamente como organizar uma empresa pequena.
Como organizar uma empresa pequena:
Passo 1 – Identifique os problemas
É verdade que você já chegou à conclusão de que a sua empresa está desorganizada. No entanto, é preciso entender objetivamente o que isso quer dizer. É possível que um ou mais setores do negócio estejam desencadeando essa situação. Portanto, deve-se identificar com precisão quais são os pontos problemáticos nesse contexto. Para isso, responda algumas perguntas, como:
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A empresa está cumprindo os prazos estabelecidos com clientes e fornecedores?
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Existem conflitos ou problemas na relação de trabalho entre os colaboradores?
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Tem um planejamento estratégico e ele é seguido?
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Existem muitas reclamações dos clientes?
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Os custos com o negócio estão mais elevados do que a receita?
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O pagamento das obrigações da empresa está em dia?
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A demanda de produtos e serviços é atendida?
Perguntas como essas ajudam a entender a origem dos problemas, a fim de criar ações para solucioná-los. Contudo, o seu negócio poderá apresentar outras questões específicas. Investigue e registre com detalhes todos os problemas encontrados em cada setor ou situação para seguir com os próximos passos.
Passo 2 – Planeje as mudanças
Uma vez que você identificou os problemas, é hora de planejar as ações para solucioná-los. A partir da análise anterior você será capaz de entender o ponto de concentração da desorganização da empresa e estabelecer as prioridades.
Definir uma hierarquia entre os problemas é fundamental, pois, nem sempre será possível solucionar tudo ao mesmo tempo. Fora isso, é possível que um ponto central esteja desencadeando as outras situações. Dessa maneira, faça um planejamento detalhado apresentando solução para cada uma das questões identificadas, conforme a prioridade de cada uma delas.
Passo 3 – Estabeleça objetivos e metas
Após apresentar possíveis soluções para os problemas identificados, é importante definir com clareza o que deseja alcançar com eles, onde, como e quando. Isso quer dizer estabelecer objetivos e metas. Por exemplo:
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Problema identificado: conflito entre os colaboradores.
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Consequência: improdutividade e clientes insatisfeitos.
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Solução: Reestruturar a gestão de pessoas.
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Objetivo: Qualificar o trabalho em equipe.
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Meta:
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Identificar a qualidade dos colaboradores atuais;
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Renovar o pessoal, se necessário;
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Resolver conflitos interpessoais;
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Desenvolver estratégias de integração e comunicação.
Essa é apenas uma breve síntese de uma situação hipotética. Conforme a estrutura organizacional da sua empresa, você deverá atribuir essas ações ao setor e colaboradores competentes. Outro ponto importante é determinar os prazos para resolução das situações.
Passo 4 – Monitore e avalie
Organizar uma empresa de qualquer tamanho exige monitoramento e avaliação de todas as ações implementadas. Consequentemente, as próprias estratégias desenvolvidas para acabar com a desorganização deverão ser acompanhadas e avaliadas. Isto é: você precisa saber se elas funcionaram ou não.
Outra dica de ouro no que diz respeito a organizar uma empresa pequena ou de qualquer amplitude é buscar por qualificação. Como você deve ter percebido, as ações mencionadas exigem capacidade de análise e proposição de soluções.
Quanto mais o gestor tiver domínio dos conhecimentos relacionados ao próprio negócio, melhor conseguirá lidar com problemas. Agora que você já sabe como organizar uma empresa pequena, descubra mais sobre o universo dos negócios, acesse o texto: Por que você deve fazer um curso de gestão de processos?
