A importância de fazer o fluxograma de uma empresa

Existem ferramentas relativamente simples que podem auxiliar em diferentes áreas de gestão, e o fluxograma de uma empresa está entre elas. Ele poderá ser um forte auxiliar na gestão de processos, financeira e gestão de pessoas. Tudo dependerá de que você entenda a sua proposta, funcionamento e adéque o fluxograma às necessidades do seu negócio. A seguir vamos trazer mais informações sobre o assunto.

O que é o fluxograma de uma empresa?

Acreditamos que você já tenha visto vários fluxogramas. Trata-se de um gráfico de uso tradicional. Ele realiza um mapeamento do início ao fim de determinada atividade, funções e setores, utilizando-se de simbologias e legendas. A sua função é principalmente sintetizar e permitir a visualização de processos relevantes da empresa.

Como desenvolver um fluxograma?

Primeiramente, é importante que você pense ao elaborar o fluxograma de uma empresa que quanto mais sucinto for seu recorte, mais útil ele será. Sendo assim, conforme as necessidades, pode-se desenvolver fluxogramas específicos para setores. Ou ao lidar com certas questões, como o planejamento estratégico, determinada operação, etc.

De qualquer forma, cada fluxograma irá abranger os setores envolvidos e permitir visualizar como as coisas têm acontecido, redundâncias, mudanças necessárias, dentre outras questões. Simplificando, essa ferramenta possibilita o enriquecimento do aprendizado sobre a própria empresa.

A partir disso, para elaborar o fluxograma de uma empresa é preciso de:

• Definir o foco do gráfico, o que também lhe dará o título;

• Identificar e determinar quando é o início e o fim do processo a ser representado;

• Mapear todas as atividades e setores no processo;

• Localizar as relações de ordem e hierarquia entre as atividades e setores relacionados ao processo;

• Identificar as simbologias necessárias para desenhar o fluxo desejado;

• Envolver toda a equipe na avaliação e análise do fluxograma para identificar se algo está faltando e finalizar o documento com êxito.

Quais os principais símbolos de um fluxograma?

Para elaborar o fluxograma de uma empresa você dispõe de uma série de símbolos que tem significados e funções bem definidos. Os principais são:

• Retângulo com bordas arredondadas – Terminal: identifica o início e o fim do processo;

• Losango – Decisão: demonstra situações relativas, que conforme a decisão ou rumo tomado, poderão levar a diferentes direções;

• Retângulo – Processamento: descreve as etapas operacionais do processo;

• Círculo – Conector de fluxo: Funciona como um conector entre etapas distantes de uma mesma página do fluxograma;

• Seta: Indica o fluxo entre as etapas do fluxograma, sua direção.

Esses são os principais símbolos utilizados no fluxograma de uma empresa, mas existem outros. Portanto, para elaboração de fluxogramas mais complexos, é importante explorar mais sobre esses símbolos.

Por que o fluxograma de uma empresa é importante?

Como já mencionamos, o fluxograma de uma empresa permite visualizar de maneira integral e sintética certos processos e ações da empresa. Dessa forma, é possível entender como eles funcionam e identificar falhas e mudanças necessárias com maior facilidade. Ele também é muito utilizado como ferramenta de aprendizado para treinar novos funcionários ou introduzir inovações nas instituições.

A verdade é que o fluxograma de uma empresa é uma ferramenta relativamente simples e muito útil. Podemos compará-lo com a planta baixa de uma casa ou estrutura arquitetônica. Já parou para pensar o quanto você consegue visualizar toda a construção no desenho e perceber coisas que não enxerga circulando através dela? É a mesma coisa!

Como mencionamos no início, o fluxograma de uma empresa pode ser um aliado particularmente interessante para a gestão de processos. Quer saber mais sobre gestão? Então leia também o artigo: Por que você deve fazer um curso de gestão de processos?